Πρώτα από όλα πρέπει να ετοιμάσετε τις αναλυτικές βαθμολογίες σας (στα ελληνικά) και να τις δώσετε για επικύρωση στην γραμματεία του τμήματος. Επειδή πρέπει να υπογραφούν από τον πρύτανη, καθυστερούνε λίγο, οπότε μην τις αφήνετε για τελευταία στιγμή! Τις αναλυτικές βαθμολογίες τις ετοιμάζετε μόνοι σας, ζητάτε επιστολόχαρτα του τμήματος από τη γραμματεία, τις τυπώνετε εκεί και τις δίνετε έτοιμες στη γραμματεία. Για να δείτε πώς είναι γραμμένες οι αναλυτικές βαθμολογίες κατεβάστε το αντίστοιχο αρχείο transcripts-greek.doc. Όσοι δεν έχουν πάρει ακόμα το δίπλωμα, δεν πρέπει να βάλουν μέσο όρο στα έτη! Μην αλλάζετε τα περιθώρια, είναι φτιαγμένα έτσι ώστε να τυπώνονται στο χαρτί με το λογότυπο του πανεπιστημίου.
Αφού πάρετε την αναλυτική βαθμολογία θα πρέπει να ετοιμάσετε την μετάφραση της. Για πρότυπο, κατεβάστε το: transcripts-english.doc. Για να μεταφράσετε τα δικά σας μαθήματα, χρησιμοποιήστε τους ακόλουθους πίνακες: Μεταφράσεις Υποχρεωτικών Μαθημάτων και Μεταφράσεις Μαθημάτων Επιλογής. Αφού ετοιμάσετε τη μετάφραση (προσοχή στις υποδιαστολές: στην ελληνική αναλυτική είναι κόμμα "," ενώ στην αγγλική είναι τελεία ".") θα πρέπει να την πάτε για επικύρωση σε ένα εξουσιοδοτημένο δικηγόρο, ή στο υπουργείο εξωτερικών (αν και η τελευταία λύση δε συνίσταται εκτός αν θέλετε να δοκιμάσετε τα νεύρα σας και την υπομονή σας... εκτός των άλλων οι μεταφράσεις που κάνουνε δεν είναι ό,τι καλύτερο). Θα δώσετε τη μία ελληνική αναλυτική που πήρατε από τη γραμματεία και τη μετάφραση που ετοιμάσατε και θα ζητήσετε να σας την επικυρώσει.
Στη συνέχεια για να κάνετε περισσότερα αντίγραφα, θα πρέπει να λάβετε υπ' όψη ότι το "ζεύγος" ελληνικής αναλυτικής και μετάφρασης θεωρείται πλέον ένα (ενιαίο και αδιαίρετο) έγγραφο και τα αντίγραφα μπορείτε να τα επικυρώσετε όπου θέλετε. Το προτιμότερο είναι να τα επικυρώσει η γραμματεία (δικηγόροι και αστυνομία θέλουνε και "επικυρώσημα", δηλαδή επιπρόσθετο κόστος περίπου 500 δρχ. ανά αντίγραφο). Στη συνέχεια θα πάτε αυτά τα επικυρωμένα "ζεύγη" στη γραμματεία και θα ζητήσετε να βάλουν τα "ζεύγη" σε φακέλους του τμήματος, να κλείσουν τους φακέλους, να τους σφραγίσουν και να τους υπογράψουν. Έτσι έχετε έτοιμες τις βαθμολογίες σας στη μορφή που τη ζητάνε τα περισσότερα πανεπιστήμια.
Καλό είναι να ετοιμάσετε ετικέτες και να βάλετε έξω από κάθε φάκελο τι περιέχει (πχ "Transcripts from Computer Engineering & Informatics Department, University of Patras, Greece" ή "Recommendation letter from Prof. X" κλπ).
Στη συνέχεια πρέπει να ετοιμάσετε το βιογραφικό σας (Resume). Μία ενδεικτική μορφή δίνεται στο αρχείο resume.doc.
Μετά πρέπει να ετοιμάσετε και τα γράμματα για το "Statement of purpose" για κάθε τμήμα. Το "Statement of purpose" είναι πολύ σημαντικό! Φροντίστε να δώσετε να καταλάβουν γιατί θέλετε να πάτε στο συγκεκριμένο τμήμα. Δείτε τι υποδομή έχει το κάθε τμήμα (πχ ερευνητικά εργαστήρια) και πείτε τι ακριβώς σας ενδιαφέρει. Αποφύγετε τις γενικολογίες του τύπου "είστε πολύ καλό τμήμα και θέλω να κάνω διδακτορικό σε σας". Ξεκαθαρίστε πάνω κάτω τα ενδιαφέροντά σας και πείτε τους ποια είναι! Για να μην χάσετε πολύ χρόνο, ετοιμάστε μία γενική μορφή για όλα τα πανεπιστήμια και τροποποιήστε το κάθε ένα ώστε να δείχνει τι θέλετε να κάνετε στο κάθε πανεπιστήμιο. Π.χ. γράψτε ότι θέλετε να πάτε στο X πανεπιστήμιο γιατί είδατε ότι είναι πολύ καλοί στο Y αντικείμενο το οποίο ήταν θέμα της διπλωματικής σας ή γιατί έχουν το Ψ εργαστήριο/ ινστιτούτο/ ερευνητικό κέντρο το οποίο ασχολείται με θέματα που σας ενδιαφέρουν, ότι σας ενδιαφέρει η έρευνα στο Ζ project (αυτό είναι κάπως επικίνδυνο, δεν ξέρετε πόσο θα διαρκέσει το project, αν θέλουν άτομα εκεί κλπ). Φροντίστε να δείξετε ότι μπορείτε να τα καταφέρετε με την έρευνα! Είναι αυτό που τους ενδιαφέρει! Αν δούνε ότι μπορείτε να τα καταφέρετε στην έρευνα, τότε είναι σχεδόν σίγουρο ότι θα κάνουν δεκτή την αίτησή σας. Τέλος, τονίστε ότι η φοίτηση στο τμήμα είναι 5 χρόνια και ότι και τα πέντε χρόνια διδασκόμαστε μαθήματα σχετικά με Computer Science. Στην Αμερική οι περισσότεροι κάνουν 12-15 μαθήματα σχετικά με υπολογιστές για να πάρουν το BSc με ειδίκευση (major) στο Computer Science. Άρα αν δείξετε ότι κάνατε 40 μαθήματα, η πείρα σας μάλλον θα εκτιμηθεί...
Τέλος βγάλτε φωτοτυπίες τα αποτελέσματα από TOEFL, GRE και TSE και βάλτε τα στο φάκελο. ΧΩΡΙΣ να κλείσετε τους φακέλους, βάλτε τις διευθύνσεις, πηγαίνετε στο ταχυδρομείο και στείλτε τα express και συστημένα (είναι περίοδος εορτών και μπορεί να καθυστερήσουν αν δεν είναι express). Επίσης πρέπει οι φάκελοι να είναι ανοιχτοί γιατί θεωρητικά γίνεται έλεγχος στο περιεχόμενο όλων των συστημένων. Θα τους κλείσετε μόλις σας πει ο υπάλληλος (δεν τα ελέγχουν ποτέ, αλλά ας είστε σίγουροι). Πληρώστε για τελευταία φορά και καλή επιτυχία!